Maandagochtend, half negen. De telefoon gaat aan één stuk door: afspraken verzetten, een nieuwe patiënt, een vraag over de vergoeding, iemand met kiespijn. Intussen staat er iemand aan de balie en wacht de volgende behandeling. De AI-telefoonassistent van Belloket neemt de standaardgesprekken over, zodat uw assistentes en balie zich kunnen richten op de mensen in de praktijk.
Wat de assistent voor uw praktijk afhandelt
Afspraken maken, verzetten en annuleren
Het grootste deel van de telefoontjes in een praktijk gaat over afspraken. De assistent vraagt naar naam en geboortedatum, het bestaande afspraakmoment en een nieuw voorkeursmoment. Hij noteert een verzoek dat uw balie inplant en bevestigt; de assistent kijkt niet zelf in uw agenda. Een annulering staat direct in het portaal, zodat u de plek opnieuw kunt vullen.
Vragen over vergoeding, verwijzing en werkwijze
"Heb ik een verwijzing nodig voor de fysio?" "Wordt een controle vergoed?" "Wat moet ik meenemen naar mijn eerste afspraak?" De assistent beantwoordt dit uit de informatie die u aanlevert. Over de vergoeding van een specifieke polis doet hij geen uitspraken; hij verwijst dan naar de zorgverzekeraar, precies zoals uw balie dat zou doen.
Nieuwe patiënten aanmelden
De assistent noteert de gegevens die u voor een aanmelding nodig heeft en zet ze klaar in het portaal. Neemt uw praktijk tijdelijk geen nieuwe patiënten aan, dan legt hij dat vriendelijk uit, en noteert hij desgewenst iemand voor de wachtlijst.
Spoed herkennen en doorzetten
Een patiënt met hevige pijn of een trauma na een val hoort niet op een terugbellijst. U legt vast wat voor uw praktijk spoed is. De assistent stelt daarover de vragen die u hem meegeeft en verbindt dan door naar de praktijk (Professional en Business), of zet een spoedmelding klaar. Buiten openingstijden verwijst hij naar de dienstdoende tandarts of het nummer dat u opgeeft.
Wat de assistent bewust níet doet
De assistent geeft geen medisch advies en stelt geen diagnose. Hij triageert niet zelf. Hij volgt de vragen en de doorverwijsregels die u vastlegt, en bij twijfel verbindt hij door of noteert hij een terugbelverzoek voor een zorgverlener. Zo blijft de verantwoordelijkheid waar die hoort: bij de praktijk.
Zo klinkt het
Ik moet mijn afspraak van donderdag helaas verzetten.
Geen probleem. Mag ik uw naam en geboortedatum? Dan zoek ik uw afspraak op.
Anouk de Wit, 12 maart 1987.
Dank u. Welke dag en welk dagdeel komen u beter uit? Ik geef het door aan de balie, die het nieuwe moment met u bevestigt.
Privacy in de zorg
In een zorgpraktijk noemen bellers al snel gezondheidsinformatie. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens onder de AVG, en daar gaat u zorgvuldig mee om. Bij Belloket sluiten we een verwerkersovereenkomst met u, stelt u zelf de bewaartermijn van opnames en transcripties in en bepaalt u welke teamleden wat zien. Bij de inrichting houden we de vragen van de assistent zo beperkt mogelijk: hij vraagt alleen wat nodig is om de afspraak of het terugbelverzoek af te handelen. Meer leest u in Is een AI-telefoonassistent AVG-proof?.
Welk pakket past bij uw praktijk?
- Starter (€89 per maand, 150 belminuten): voor een kleine praktijk die vooral buiten openingstijden of bij drukte bereikbaar wil zijn.
- Professional (€199 per maand, 400 belminuten): voor de meeste praktijken. Gespreksflows voor spoed en nieuwe patiënten, doorverbinden bij spoed en drie gesprekken tegelijk.
- Business (€449 per maand, 900 belminuten): voor praktijken met meerdere locaties of een hoog belvolume. Tien gesprekken tegelijk en koppelingen met uw systemen via webhooks.
Prijzen exclusief btw, plus eenmalige inrichting. Zie Prijzen.