Partijen en onderwerp
Deze overeenkomst is gesloten tussen de klant (Verwerkingsverantwoordelijke) en MediaJet, handelend onder de naam Belloket (Verwerker). Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van de AI-telefoonassistent en het klantportaal, en uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke.
Aard en doel van de verwerking
Het aannemen en voeren van telefoongesprekken namens Verwerkingsverantwoordelijke, het opnemen, transcriberen en samenvatten daarvan, het vastleggen van contact- en terugbelverzoeken, en het beschikbaar stellen daarvan in het klantportaal.
Categorieën gegevens en betrokkenen
- Betrokkenen: bellers (klanten en prospects van Verwerkingsverantwoordelijke) en medewerkers met een portaalaccount.
- Gegevens: naam, telefoonnummer, adres, e-mailadres, spraakopnames, transcripties, gespreksinhoud en overige gegevens die bellers zelf verstrekken.
- Bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt als bellers deze zelf noemen; Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt of de dienst geschikt is voor haar context (bijvoorbeeld zorg).
Subverwerkers
Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor de inzet van subverwerkers voor hosting, spraaktechnologie, telefonie en e-mail. Verwerker legt hun dezelfde verplichtingen op en informeert Verwerkingsverantwoordelijke vooraf over wijzigingen, waartegen bezwaar mogelijk is. Een actuele lijst is op verzoek beschikbaar.
Beveiliging
Verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens transport, versleutelde opslag van geheimen, toegangsbeheer op basis van rollen, tweestapsverificatie, logging en periodieke evaluatie van de maatregelen.
Datalekken
Verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 36 uur na ontdekking aan Verwerkingsverantwoordelijke, met de informatie die nodig is om aan de meldplicht te voldoen.
Rechten van betrokkenen
Verwerker verleent medewerking aan verzoeken van betrokkenen, onder meer via de export- en verwijderfuncties in het klantportaal.
Duur en beëindiging
Deze overeenkomst loopt zolang de hoofdovereenkomst duurt. Na beëindiging verwijdert Verwerker binnen 30 dagen alle persoonsgegevens, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist. Op verzoek levert Verwerker vooraf een export.